Excelを使う中で表形式のデータを取り扱うことは実務でもよくあると思いますが、皆さんは必須とも言えるある設定をしていますか…！
それはズバリ表形式データのテーブル設定です！
今回は表形式データをテーブルとして設定するメリットについてご紹介します。
テーブルの設定・解除方法
テーブルの設定方法
まずは表をテーブル化する方法についてご紹介します。
手順通りに操作を進めると以下のように表がテーブルに設定されます。
テーブルの解除方法
少し分かりにくいのでテーブルの解除方法についてもご紹介します。
テーブル設定が解除されました。
この時、書式は元に戻らないので注意しましょう。
別のやり方として、テーブル上で右クリック→「テーブル」→「範囲に変換」でもテーブル設定を解除することができます。
テーブル設定のメリット
テーブル設定及び解除の方法をご紹介したところでいよいよ本題ですが、テーブル設定のメリットを厳選して3つご紹介します。
①列の自動追加
実務で使う表では列を追加するというケースが多々あると思います。通常の表ではヘッダーとなる項目を追加し、隣の列の書式や式をコピーして… など結構な手間が掛かりますが、テーブルの場合はヘッダー行に追加したい項目名を入力するだけで列を簡単に追加することができます。
「会社名」の右横に「終値」という列を追加する場合でご紹介します。
E2セルに「終値」と入力してEnterキーを押下すると、
書式と共にE列に「終値」という列が自動挿入されました。
②式の参照が分かりやすい
2番目のメリットとしては、式の参照が分かりやすいことです。①で追加した「終値」という列に「終値」テーブルからティッカーに対応する「終値」データをVLOOKUP関数で引っ張ってくる例をご紹介します。
式の欄を見ていただければ分かる通り、通常の表であればセル番地が式の要素になるところを、テーブルの場合は列のヘッダーやテーブル全体が参照されています。
これによって式のコピペ漏れやデータの追加による参照漏れなどのミスを防ぐことにも繋がります。
前回の記事ではVLOOKUP関数を使用する際の注意点について、絶対参照の設定をご紹介しましたが、テーブル内でVLOOKUP関数を使用する場合は絶対参照の設定は不要です！
③Power Queryでのデータ結合が容易になる
やや応用編にはなりますが、3つ目のメリットはPower Queryでのデータ集計が容易になるという点です。Power Queryについては別途紹介記事を執筆する予定ですが、端的にご紹介すると以下のようなことができます。
ファイル内のデータに限らず、別ブックなどの外部データを参照し、データの結合・変換処理などが可能
集計対象の表はテーブル化しておけば、Power Queryでの参照が楽になるので、表形式のデータはテーブル化することを意識するようにしましょう。
参考までにですが、Power Queryでテーブルを読み込む方法をご紹介します。
「テーブルまたは範囲から」を押下すると以下の通りテーブルがPower Queryエディターで読み込まれます。
ちなみに筆者はPower Queryについて右も左も分からない状態から、以下の参考書を読んだり、ひたすらググることを繰り返して何とか実務で使えるレベルまでスキルを伸ばすことができました。
まとめ
今回は表形式のデータをテーブル設定することのメリットについてご紹介しました。
- 列が自動で追加される
- 式の参照が分かりやすいためミスが減る
- Power Queryでのデータ参照が容易になる
皆さんの業務効率化の一助になれば幸いです。
それではまた次の記事でお会いしましょう！